【相談】
ご回答よろしくお願いします。
皆さまデータファイルの管理どのようにされていますでしょうか?
先日、取引先との契約に使用する
書類一式を用意するように、あるスタッフに依頼しました。
すると、「そのデータどこにありましたっけ?」と聞かれ言葉を失いました。
この問題について以下に整理します。
・この書類一式(データ)は、使用頻度が少なく不定期であるものの、
4ヶ月ほど前に依頼して、データ管理もするように指示しました。
※一年ほど前にも同じような事がありました。
・原本データ管理方法は現在NASに一本化しています。
・類似する最悪のケースでは、パンフレットがいつの間にか古いバージョンになって運用されていた事もありました。
・数年前にこの問題を解決する為、
ファイルNoをファイル名と文書ヘッターに付与するルールを整備し、必ず出力してファイリングする事になりましたが…
以上、皆さまの会社ではどのように管理されているかお聞かせください。
また、社内で採用はされてないが、
こうした方がいいのにな?。なども聞かせてもらいたいです。
【回答】noriさん
●弊社の場合、限りなく「全文検索」できることが方針です
「そのデータどこにありましたっけ?」と聞かれても、全文検索できれば、通常であればすぐ見つかります。
「データファイル」の管理ということですが、「出力してファイリング」とも書かれていて紙ドキュメントも含めての管理と解釈しました。
参考にできるかは置いておいて、弊社の場合、下記の管理をしています。
①電子データは全文検索
windowsですがファイル内検索だとpdf、excel、word等はできる
②紙ドキュメントもPDF化し、…
